CIO.com: 7 redenen om Outlook niet te gebruiken, maar ook 10 redenen om Outlook wel te gebruiken

donderdag, 12 februari 2009 door Martin Schaefer

Nieuws uit het "Microsoft Outlook vs Lotus Notes" front. CIO.com heeft twee artikelen gepubliceerd "7 Reasons Not to Use Microsoft Outlook for Your Company's E-mail" en "10 Reasons to Use Microsoft Outlook for Your Company's E-mail".

De zeven redenen om Outlook niet te gebruiken (volgens CIO.com):

1. Gebruikers hebben niet oneindig veel tijd. Dit gaat er over dat Outlook de gewoonte heeft om bij mailboxen van meer dan 2GB erg traag te worden.
2. Mail is iets dat je niet kwijt wilt raken. Ook hier is weer de magische 2GB grens de spelbreker. Blijkbaar komt het voor dat mailboxen van meer dan 2GB spontaan corrupt raken.
3. Gebruikers ontvangen en versturen alleen HTML mail. Het nadeel is natuurlijk de grootte en het feit dat de HTML 'standaarden' niet echt de standaarden van het internet zijn. En mail gaat nou eenmaal vaak naar... het internet. Juist. Verder heb je puristen die vinden dat mail altijd 'plain text' moet zijn. tsja.
4. Outlook negeert meer dan alleen de HTML standaarden. Bepaalde foutmeldingen zijn niet volgens internationale standaarden en de berichten in de mail files (pst) zijn opgeslagen in MAPI formaat in plaats van MIME zodat virusscanners/anti spam tools de mailboxen op een andere manier moeten scannen.
5. Gebruikers zitten tegenwoordig niet meer alleen op Windows. Outlook werkt alleen maar op windows.
6. Je hardware budget is niet oneindig. Outlook gebruikt veel resources, PC's worden bijna elke dag trager. Zie ook punt 1.
7. Outlook is nou eenmaal van Microsoft. En Microsoft producten zijn altijd een primair doel voor hackers en virussen.

De tien redenen om Outlook wel te gebruiken:

1. Outlook en Microsoft Exchange zijn een goed koppel. Ehhh.. ja? Dat mag toch ook wel.
2. Active Directory integreert goed met Outlook. Ook dat is niet meer dan normaal, toch?
3. Outlook integreert met veel devices en applicaties. Dat is absoluut waar, Blackberry, Sony Ericssson, Nokia etc. etc. het is er allemaal.
4. Outlook maakt het je makkelijk om je dagelijkse taken te beheren. Zo kan je mailtjes van bepaalde mensen een kleurtje geven, er vlaggetjes aan hangen etc. Dat is mooi maar niet meer uniek in de email wereld.
5. Outlook en Sharepoint gaan goed samen. Ook hier denk ik, ja, maar dat mag ook wel.
6. Outlook is meer dan email.. namelijk workflow! Voor standaard ja/nee antwoorden per email (voting) werkt dit prima, maar complexere formulieren zijn bijna niet te beheren.
7. De Outlook interface is vertrouwd. Dat was altijd een argument, maar ik zie steeds meer mensen prive mailen met gmail en dat lijkt niet echt op Outlook.
8. In Outlook heb je ook je agenda en je takenlijst. Inderdaad, handig. Dit is echter niet uniek. Ook in Notes zitten zowel de agenda als de takenlijst in je mailbox.
9. Geloof het of niet maar Outlook heeft behoorlijk goede beveiliging.  Behoorlijk goed lijkt mij niet goed genoeg. Het eerste wereldwijde Lotus Notes email virus moet nog uitgevonden worden.
10. Met Outlook kan je alle mail op een plaats binnen laten komen. Dat is handig, je kan meerdere Exchange, POP en IMAP mailboxen in je Outlook binnen laten komen. Helaas is het wel zo dat binnen veel bedrijven POP en IMAP gewoon geblokkeerd zijn en deze feature dus nutteloos is.

Zoals je al kan lezen zijn de voor- en nadelen niet allemaal even sterk. Ook andere bloggers uit de Lotus community reageren op deze twee artikelen: Darren Adams en Ed Brill